Zugang
Zum Mandantenbereich
Der Zugang wird einzeln eingerichtet, für jeden Mandanten und jede berechtigte Person. Wenn Sie noch keinen haben, wenden Sie sich an die Kanzlei: wir richten ihn auf Ihren Namen ein.
Zugang anfordernSie haben bereits Zugang? Nutzen Sie den direkten Link aus Ihrer Einladung. Sollten Sie ihn nicht mehr finden, schreiben Sie an info@lexon.es, wir senden ihn erneut.
Warum ein Mandantenbereich
Der größte Teil der Unterlagen zwischen Kanzlei und Mandant läuft heute über E-Mail, und das ist zugleich der anfälligste Weg. Anhänge werden auf Zwischenservern vervielfältigt, unkontrolliert weitergeleitet und gehen in Postfächern verloren, die niemand verwaltet. Wird dann eine drei Jahre alte Urkunde benötigt, findet man sie oder eben nicht. Der Mandantenbereich ersetzt diesen Ablauf durch eine einzige Ablage, in der jedes Dokument eine gültige Fassung und einen einzigen Fundort hat.
Für die Kanzlei kommt die Sorgfaltspflicht hinzu. Artikel 32 der Datenschutz-Grundverordnung verlangt technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko der Verarbeitung angemessen sind. Und die anwaltliche Schweigepflicht nach Artikel 542.3 des spanischen Gerichtsverfassungsgesetzes (Ley Orgánica del Poder Judicial), konkretisiert durch Artikel 21 des Allgemeinen Statuts der spanischen Anwaltschaft (Königliches Dekret 135/2021), gebietet den Schutz all dessen, was in Ausübung des Mandats bekannt wird. Ein Kanal mit Zugriffskontrolle, Nachvollziehbarkeit und sofortigem Entzug ist der übliche Weg, beidem zu genügen.
Was Sie dort finden
- Die Unterlagen Ihres Mandats: Urkunden, Verträge, eingereichte Steuererklärungen, Aufforderungen und Bescheide, nach Angelegenheit und Veranlagungsjahr geordnet.
- Einen Ort zum Hochladen: Rechnungen, Kontoauszüge, Urkunden oder jeden Nachweis, um den wir Sie bitten, ohne Anhangs- oder Größenbeschränkungen.
- Die Einreichungsnachweise gegenüber der spanischen Steuerverwaltung und den öffentlichen Registern, mit Datum und Referenznummer.
- Die Historie des Mandats, verfügbar für die Dauer des Auftrags und während der geltenden Aufbewahrungsfristen.
Der Mandantenbereich ist ein Kanal für Unterlagen, nicht für Weisungen. Jeder Auftrag, jede Frist und jede Entscheidung in einer Angelegenheit ist der Kanzlei auf den gewohnten Wegen mitzuteilen. Das Hochladen eines Dokuments ist keine Bitte um Tätigwerden.
Wie der Zugang funktioniert
Der Zugang ist personenbezogen. Jede berechtigte Person erhält eine Einladung an ihre eigene E-Mail-Adresse und meldet sich mit ihrer eigenen Identität an, nicht mit einem für das Mandat geteilten Kennwort. Wir verwenden keine öffentlichen Freigabelinks: ein Link, der für jeden funktioniert, der ihn besitzt, ist keine Zugriffskontrolle.
- Sie erhalten eine Einladung per E-Mail, versandt von Microsoft, an die Adresse, die Sie uns genannt haben.
- Bei der ersten Anmeldung bestätigen Sie Ihre Identität mit einem zweiten Faktor: einem Code an Ihr Telefon oder einer Authentifizierungs-App.
- Danach gelangen Sie über diese Seite oder über den in Ihrem Browser gespeicherten Link hinein.
Wechselt die Ansprechperson in Ihrem Unternehmen oder entfällt ihre Berechtigung, teilen Sie es uns bitte mit. Der Entzug wirkt sofort und wird protokolliert.
Vertraulichkeit und Datenschutz
Die Unterlagen liegen auf Microsoft 365, in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Microsoft handelt als Auftragsverarbeiter nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung, auf Grundlage des Datenschutznachtrags zu den Online-Dienste-Bedingungen, der Bestandteil des von der Kanzlei geschlossenen Vertrags ist.
- Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand.
- Zugriffsprotokoll: es wird festgehalten, wer jedes Dokument öffnet, herunterlädt oder ändert und wann.
- Zwei-Faktor-Authentifizierung für sämtliche externen Anmeldungen.
- Befristung und Entzug der Berechtigungen, von Amts wegen oder auf Wunsch des Mandanten.
Die Verarbeitung der mit dem Bereich verbundenen personenbezogenen Daten ist in unserer Datenschutzerklärung beschrieben. Die Rechte aus den Artikeln 15 bis 22 der Datenschutz-Grundverordnung können Sie jederzeit unter info@lexon.es geltend machen.
Hinweise zur sicheren Nutzung
- Geben Sie Ihren Zugang nicht an Dritte weiter. Benötigt eine weitere Person in Ihrem Unternehmen Einsicht, bitten Sie uns um eine Einladung auf deren Namen.
- Nennen Sie uns eine persönlich genutzte E-Mail-Adresse und kein gemeinsames Sammelpostfach.
- Benachrichtigen Sie uns unverzüglich, wenn Sie die Kontrolle über Ihr E-Mail-Konto oder Ihr Gerät verlieren.
Bei Fragen zum Bereich oder wenn wir Ihnen einen Zugang einrichten sollen, schreiben Sie an info@lexon.es oder rufen Sie an: +34 648 642 907.