Área de clientes

Por qué un área de clientes

El correo electrónico es el canal por el que circula hoy la mayor parte de la documentación entre un despacho y su cliente, y es también el más frágil. Los adjuntos quedan replicados en servidores intermedios, se reenvían sin control, se pierden en buzones que nadie administra y, cuando hace falta recuperar una escritura de hace tres años, aparece o no aparece. El área de clientes sustituye ese flujo por un repositorio único, donde cada documento tiene una sola versión vigente y un solo lugar donde buscarla.

Para el despacho hay además una razón de diligencia. El artículo 32 del Reglamento General de Protección de Datos exige aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo del tratamiento. Y el deber de secreto profesional del artículo 542.3 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, desarrollado por el artículo 21 del Estatuto General de la Abogacía Española (Real Decreto 135/2021), obliga a proteger cuanto se conoce por razón de la actuación profesional. Un canal con control de accesos, trazabilidad y revocación inmediata es la forma ordinaria de cumplir ambas exigencias.

Qué encontrará dentro

• La documentación de su expediente: escrituras, contratos, declaraciones presentadas, requerimientos y resoluciones, ordenados por asunto y por ejercicio.
• Un espacio para aportar documentación: facturas, extractos bancarios, escrituras o cualquier justificante que le solicitemos, sin depender de adjuntos ni de límites de tamaño.
• Los justificantes de presentación ante la Agencia Tributaria y ante los registros públicos, con su fecha y su número de referencia.
• El histórico de la relación, disponible mientras dure el encargo y durante los plazos de conservación que resulten aplicables.

Cómo se accede

El acceso es nominativo. Cada persona autorizada recibe una invitación dirigida a su propia dirección de correo y entra con su identidad, no con una clave compartida del expediente. No utilizamos enlaces de acceso público: un enlace que funciona para cualquiera que lo tenga no es un control de acceso.

• Recibirá una invitación por correo electrónico, remitida por Microsoft, a la dirección que nos haya facilitado.
• La primera vez se le pedirá confirmar su identidad mediante un segundo factor: un código enviado a su teléfono o una aplicación de autenticación.
• A partir de ese momento entra desde esta misma página o desde el enlace que guarde en su navegador.

Si cambia la persona de contacto de su empresa, o si deja de estar autorizada, comuníquenoslo. La retirada del acceso es inmediata y queda registrada.

Confidencialidad y protección de datos

La documentación se aloja en Microsoft 365, en centros de datos situados en la Unión Europea. Microsoft actúa como encargado del tratamiento conforme al artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos, al amparo del Anexo de Protección de Datos de los Servicios en Línea que forma parte del contrato suscrito por el despacho.

• Cifrado de la información en tránsito y en reposo.
• Registro de accesos: queda constancia de quién abre, descarga o modifica cada documento y de cuándo lo hace.
• Doble factor de autenticación exigido a todos los accesos externos.
• Caducidad y revocación de los permisos, de oficio o a petición del cliente.

El tratamiento de los datos personales asociados al área está descrito en nuestra Política de Privacidad. Puede ejercer en cualquier momento los derechos reconocidos en los artículos 15 a 22 del Reglamento General de Protección de Datos dirigiéndose a info@lexon.es.

Recomendaciones de uso

• No comparta su acceso con terceros. Si otra persona de su organización debe consultar el expediente, solicítenos una invitación a su nombre.
• Facilítenos una dirección de correo de uso personal y no un buzón genérico compartido.
• Avísenos de inmediato si pierde el control de su cuenta de correo o de su dispositivo.

Si tiene dudas sobre el funcionamiento del área o necesita que habilitemos un acceso, escríbanos a info@lexon.es o llame al +34 648 642 907.